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証跡とは？重要性と保存期間、管理・運用のポイントを解説

証跡とは、証拠となる痕跡のことで、ビジネスでは、業務プロセスにおける従業員の行動の記録、ログなどを指します。このコラムでは証憑との違いや、証跡を管理する主な目的、証跡の重要性が高まっている背景、保存期間、管理・運用のポイント、IPO準備での実務上の留意点などについてわかりやすく解説します。

■執筆：IPO Compass編集部

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目次本記事の内容

1.証跡とは？
2.証跡を管理する主な目的
3.証跡管理の重要性が増している背景
4.証跡の保存期間
5.証跡を管理する際のポイント
6.証跡管理がIPO準備で重要となる理由と実務上の留意点
7.最後に
8.証跡に関するよくあるご質問

1.証跡とは？

まずは証跡の定義と、よく混同される「証憑」との違いを整理します。これらを正しく理解することで、証跡の管理を効果的に進めることができます。

●証跡の定義

証跡とは、証拠となる痕跡のことです。ビジネスでは、業務プロセスにおける従業員の行動履歴などを指します。例えば、アクセス履歴や操作履歴（データの作成・変更・削除など）、認証履歴（ログイン・ログオフ）などが証跡に該当します。
証跡は、「いつ、誰が、何を、どのように行ったか」という事実の記録であり、業務の透明性を確保するための重要な役割を果たします。近年では、DXの推進により、各種履歴が自動的に記録される仕組みが多くの企業に普及しています。